استناداً إلى تعميم ديوان الخدمة المدنية رقم 14 لسنة 1992، بشأن التأكيد على الجهات الحكومية متابعة صرف العلاوة الاجتماعية لموظفيها، أصدرت المديرة العامة لبلدية الكويت منال العصفور تعميماً إدارياً بشأن آلية إقرار العلاوة الاجتماعية وإحكام الرقابة على صرفها.
وجاء نص التعميم: «وفقا لقرار مجلس الوزراء رقم 2/469 بتاريخ 1993/6/6 للحد من ظاهرة صرف مبالغ مالية دون وجه حق، نتيجة للتغيرات التي تطرأ على الحالة الاجتماعية للموظف دون التبليغ، وحيث إن الموظف ملتزم وفقاً لأحكام المادة 6 من قرار مجلس الخدمة المدنية رقم (1/ 1979) بأن يقدم بياناً بالحالة الاجتماعية وفقاً للنموذج الذي يعده ديوان الخدمة المدنية، وعليه أن يبلغ الجهة التابع لها بكل تغيير يطرأ عليها».
وكذلك وفقا للمادة 7 من القرار ذاته، التي تنص على الجزاء المترتب على تقديم بيانات غير صحيحة أو كاذبة أو تخلف عن الإبلاغ بما يطرأ على حالته الاجتماعية بقصد الحصول على علاوة اجتماعية تزيد عما يستحقه، وهو ما يعرّض نفسه لما قد يرد في هذا الشأن بقانون الجزاء من عقوبات، وذلك فضلا عن مساءلته تأديبيا، واسترداد ما صرف له بدون وجه حق، وبناء على ما تم عرضه من نائب المدير العام لشؤون القطاع المالي والإدارة بشأن كيفية احكام الرقابة على صرف العلاوة الاجتماعية.
ووجهت مديرة البلدية عناية جميع العاملين بضرورة الالتزام بالآلية التالية:
أولاً: على جميع موظفي بلدية الكويت الخاضعين لأحكام قرار مجلس الخدمة المدنية 1997/1 بشأن منح العلاوة الاجتماعية – استيفاء نموذج معد لذلك لبيان الحالة الاجتماعية كل (6 أشهر) وتسليمه للوحدات الإدارية في كل جهة المشار إليها في البند ثانياً.
ثانياً: تلتزم الوحدات الإدارية رئيس مكتب رئيس القطاع/ رئيس مكتب مدير الفرع/ رئيس قسم الدعم المالي والإداري وأقسام السكرتارية باستقبال وتجميع إقرارات الحالة الاجتماعية للموظفين التابعين لوحدتهم الإدارية، كما تقوم بإعداد كشوف مجمعة للموظفين (الاسم/ الرقم المدني) للذين تقدموا بالإقرار والذين لم يتقدموا به، ويتم اعتماد تلك الكشوف من قبلهم وترسل إلى إدارة شؤون الموظفين وذلك خلال شهر من تاريخ التعميم مع متابعة وإشراف المسؤول الأعلى لكل وحدة إدارية.
ثالثاً: تلتزم إدارة شؤون الموظفين بمراجعة البيانات الواردة بإقرار الحالة الاجتماعية، وفي حال تبين وجود بيانات غير صحيحة أو كاذبة ومخالفة للحقيقة بقصد الحصول على علاوة اجتماعية من دون وجه حق، كما يلتزم القسم المعني بإدارة شؤون الموظفين بمراجعة الكشوف الواردة إليه وإحصاء الموظفين الذين لم يقدموا الإقرار أو لم يبلغ عن تغيير الحالة الاجتماعية، تمهيداً لإحالتهم إلى الإدارة القانونية للمساءلة التأديبية لثبوت مخالفتهم.
رابعاً: تلتزم جميع الوحدات الإدارية بتعميم كتاب ديوان الخدمة المدنية رقم 34038 بشأن تفعيل خدمات العلاوة الاجتماعية على تطبيق سهل على جميع الموظفين التابعين للوحدة الالتزام بالتعميم.
وفي ختام التعميم وجهت إلى ضرورة تنفيذ ما جاء به كلاً فيما يخصه، وأنه في حال ثبوت تراخ أو تقصير من الموظف بالتزامه بتقديم الإقرار أو الإبلاغ عن حالته الاجتماعية أو الوحدة الإدارية في تراخيها بمتابعة ذلك ستتم مساءلتهم فيما نسب إليهم من مخالفات.
