خبير يوضح دور موظف الأرشيف وأهميته في تحسين منظومة العمل

موظف الأرشيف في منظومة العمل هو العنصر الأساسي الذي يضمن تنظيم وحفظ الوثائق الحساسة، مما يسهم في تدفق العمل بكفاءة عالية داخل المؤسسات سواء كانت خاصة أو حكومية، فالعديد من التوجيهات والخطابات والأوامر التنفيذية تعبر عن أسرار غير قابلة للنشر، وهذا ما يبرُز أهمية الدور الذي يقوم به موظف الأرشيف في إدارة هذه الوثائق بسرية تُراعي أخلاقيات العمل ونظام العمل السائد.

أهمية دور موظف الأرشيف في منظومة العمل الحكومي والخاص

يلعب موظف الأرشيف دورًا محوريًا في كل من القطاع الخاص والحكومي، حيث تتعامل هذه الوظيفة مع مجموعة من الوثائق التي تتضمن توجيهات وأوامر تنفيذية سرية لا يمكن نشرها أو الكشف عنها، لأن ذلك قد يؤثر سلبًا على سلامة العمل وقرارات الإدارة؛ فالموظف يضمن التنفيذ الصحيح لهذه القرارات من خلال تنظيم هذه الوثائق وتوفيرها عند الحاجة بشكل دقيق وآمن، بالإضافة إلى ذلك، فإن دوره لا يتوقف عند الإدارية والاحتفاظ بل يتعدى ذلك ليكون عنصر الثقة الأساسي داخل المنظمة لحرصه على سرية المعلومات وحمايتها.

التزام موظف الأرشيف بأخلاقيات العمل ونظام العقود

بحكم موقعه الحساس، يخضع موظف الأرشيف لالتزامات أخلاقية قانونية تحكم سير عمله، حيث تنص أنظمة العمل والعقود المبرمة بين الموظف ومؤسسته على ضرورة عدم تسريب أي معلومات أو وثائق تتعلق بالعمل؛ لهذا السبب يتعامل موظف الأرشيف مع البيانات والمستندات بمسؤولية كبيرة، مع الالتزام التام بسرية كافة المعطيات التي يطلع عليها، الأمر الذي يعكس صورة احترافية عن المؤسسة ويجعلها تحافظ على مصداقيتها أمام الجهات المعنية، ويبرز هذا الالتزام كونه حجر زاوية في منظومة العمل داخل الشركات والمؤسسات الحكومية على حد سواء.

هل موظف الأرشيف مجرد إداري بسيط أم عين لا تغلق في الشركة؟

على الرغم من أن البعض قد يظن أن موظف الأرشيف مجرد إداري بسيط يقتصر دوره على حفظ الملفات وترتيبها، إلا أن الواقع يثبت غير ذلك؛ فهو يمتلك معرفة عميقة بجميع عمليات المنظمة ويمثل نقطة اتصال رئيسية بين الإدارات المختلفة، فهو “العين التي لا تغلق” التي تراقب سير العمل بسلاسة، من خلال حفظ ومتابعة الوثائق التي تتطلب المعالجة السريعة والدقيقة، وهذا الدور يجعله جزءًا لا يتجزأ من المنظومة الإدارية التي تحافظ على استمرارية الأعمال وضمان تنفيذ التعليمات والقرارات الإدارية بفعالية.

• حرص موظف الأرشيف على تنظيم الوثائق وحفظها بسرية
• تعامله مع مستندات سرية وفقًا لأخلاقيات العمل العقود المبرمة
• دوره المحوري كتيسير لتنفيذ القرارات الإدارية داخل المؤسسة
• قيامه بدور “العين التي لا تغلق” لمتابعة سير العمل

دور موظف الأرشيف يتجاوز كونه مجرد وظيفة إدارية تقليدية، فهو الركيزة التي تحفظ سلاسة العمليات الإدارية وتحافظ على سرية ومستقبل أي مؤسسة بشكل دائم، ما يجعل من وجوده ضرورة ملحة لأداء العمل بكفاءة وبدون ثغرات في منظومة التحكم بالمعلومات والوثائق الإدارية.